Effiziente Planung und Durchführung 
Pflegemaßnahmen im Grünflächenmanagement

Ein effizient gestalteter Prozess zeichnet sich dadurch aus, dass alle enthaltenen Aufgaben und Teilprozesse in einem sinnvollen Ablauf reibungslos zusammenwirken. Dabei sind in der Regel verschiedene Personengruppen mit unterschiedlichen Zuständigkeiten, Aufgaben und Werkzeugen beteiligt.

Das Grünflächenmanagement von IP SYSCON fügt verschiedene spezialisierte Anwendungen in einem vollständig digitalisierten Workflow zusammen, in dessen Zentrum pit-Kommunal steht. Alle benötigten Informationen werden digital zwischen den beteiligten Bausteinen ausgetauscht. Papier wird nicht mehr benötigt, auch nicht im Austausch mit Drittanwendungen.

Zudem löst die Fertigstellung einer Aufgabe automatisch den Start der nächsten Aufgabe aus. Erinnerungs- und Kalenderfunktionen, sowie eine automatische E-Mail-Benachrichtigung sorgen dafür, dass alle Beteiligten sich stets ihrer Aufgaben bewusst sind.

 

Keine effektive Betriebssteuerung kommt ohne ein Controlling aus. Die Basisdaten hierfür sind die Aufwände der eigenen Mitarbeitenden und die Kosten externer Dienstleister.

Die Betriebsdatenerfassung ermöglicht neben der reinen Zeiterfassung die Dokumentation geleisteter Arbeitsstunden ebenso, wie die Erfassung von Betriebsstunden und Verbrauchsmaterialien. Abhängig von den gewünschten Auswertungen und Kennzahlen ist sowohl das Bebuchen ganzer Pflegeobjekte, als auch einzelner Aufträge oder Auftragspositionen möglich. Und natürlich können auch die Buchungsobjekte in einer Kartenanwendung verortet werden.

Zusammen mit den abgerechneten Dienstleistungen externer Auftragnehmer werden Gesamtaufwände ermittelt und gegen ein Budget gebucht, Mehr- und Minderaufwände ermittelt sowie statistische Auswertungen gefahren und Modellberechnungen durchgeführt werden. Auf diese Weise werden die Kosten des Grünflächenmanagements transparent und jederzeit nachvollziehbar gemacht.

 

Auch wenn pit-Kommunal alle Prozesse im Grünflächenmanagement abdeckt, ist der wechselseitige Austausch von Informationen mit Drittanwendungen wie z. B. SAP, Infoma, DATEV, H&H, mpsAres, enaio oder Docuware eine zwingende Notwendigkeit. Hierfür bieten wir eine Reihe standardisierter Schnittstellen an, die wir für die individuellen Bedürfnisse unserer Kunden einrichten.

Im Austausch mit Drittanwendungen fungiert pit-kommunal als bidirektionale Datendrehscheibe: Primär in SAP geführte Aufträge übernehmen wir als Grundlage für die Erfassung von Betriebsdaten in pit-Kommunal, von wo aus sie den komplementären Programmen zur Verfügung stehen. Die erfassten Zeiten belasten ein Budget und werden gleichzeitig an die Lohnbuchhaltung übergeben. In MQ erfasste Schadensbilder werden über pit-Kommunal in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) gespeichert.

Dies sind nur einige Prozessbeispiele, die wir zusammen mit unseren Kunden regelmäßig über Schnittstellen lösen.
 

Die Erstellung und Vergabe von Einzel-, Sammel- und Daueraufträgen ist Gegenstand der Arbeitsvorbereitung und gleichzeitig Grundlage für ein darauf basierendes Controlling.

In der Kommunikation mit externen Auftragnehmern können erledigte Aufträge und Auftragspositionen über Aufträge HQ zurückgemeldet werden. Nach Überprüfung der auftragsgemäßen Erledigung werden eingehende Rechnungen in das System übernommen und einem Budget zugeordnet.

Jeder Arbeitsschritt wird durch eine automatische Benachrichtigung und Erinnerungen begleitet.